Audit menjelang resign

Buat orang-orang yang kerjanya di industri farmasi apalagi di bagian pemastian mutu alias QA pasti familiar banget sama yang namanya audit, entah itu audit dari institusi luar (Badan POM RI, Balai POM) atau dari internal perusahaan.

Kebetulan aku sendiri udah jadi anggota tim QA selama lebih dari 5 tahun dan sepanjang tahun itu audit yang udah departemen aku hadapin ada sekitar lebih dari 10 audit dari Β  institusi luar. Kebanyakan audit yang tim aku hadapin itu dari Badan POM RI sama beberapa dari Badan POM luar negeri.

Suka duka audit

AuditΒ  (apalagi yang dalam negeri) banyakan dukanya daripada sukanya πŸ˜€ mulai dari deg-degannya, capeknya, pusingnya wahh pokoknya pengen cepet closing aja gitu. Nah beda cerita sama audit dari luar, auditornya kan ga pada bisa bahasa Indonesia jadi kadang mereka menerima dengan lapang dada penjelasan kita dan malahan mereka kayaknya yang pengen cepet udahan karena puyeng πŸ˜› oh iya kalo auditor dari luar pas hari terakhir audit biasanya mereka ga full day karena mereka biasanya minta diajak makan malam atau jalan ke mall mana gitu.

Nah kalo sukanya ya itu pas bagian entertain kita bisa ikutan dinner, jalan sekalipun ga ikutan belanja kayak mereka sih 😦 trus pengetahuan bertambah dan mayan lah bisa mengasah kemampuan bahasa inggris yang ala kadarnya ini.

Audit Badan POM

Dari tanggal 16 sampai hari ini kantorku lagi diaudit Badan POM RI lantaran beberapa produk kami TMS. Riweuhnya audit TMS kurang lebih mirip audit CPOB eughhh.Dari pagi ampe jam segini belon kelar juga, capeknya booo hilir mudik bawa dokumen ini itu, bikin dokumen ini itu ….. sekarang aja pinggang udah pegel huhuhuuu

Audit TMS adalah audit pertama kami ditahun ini, audit mulu bosen ga? kalo ada yg nanya gitu jawabannya adalah bosen gileee !!

Menjelang resign


 

Well postingan ini ngga sengaja aku liat di draft setelah aku sukses resign dari kantor yang lama πŸ™‚ Sekarang ini aku lagi meniti karier yang malah berkebalikan sama kerjaanku sebelumnya.

Kalo dulu seringnya jadi auditee sekarang aku sedang dalam masa probation untuk jadi auditor ISO (Puji Tuhan).

Doain ya biar lancar biar cepet lulus masa probation biar lega hehehee.

Jalan panjang jadi auditor

Holaa semua (kek yg baca banyak ajah)

Aku mau cerita tentang jalan panjang aku ngwujudin cita-cita jadi auditor. Jadi setelah technical paper-kuΒ  di approve sama HO aku akhirnya dijadwalin buat witness audit disalah satu perusahaan pengelola dana pensiun. Witness audit itu step akhir buat menguji kemampuan junior auditor bahwa he/she menguasai teknik audit dan mampu melakukan audit dengan baik sesuai dengan audit plan yang sudah disusun sebelumnya.

Persiapan witness

Beberapa hari sebelum hari H aku coba baca-baca report audit tahun sebelumnya, trus bandingin sama report audit perusahaan asuransi lainnya, trus nyatet-nyatet sembari berandai-andai kalo pas ngaudit nanti nanya apaan aja.

H-1 rasanya deg-degan tapi excited, oiya sebelum-sebelumnya aku minta doa restu dulu dari mamah dan sahabat2 supaya witness auditnya lancar dan aku bisa diapprove jadi auditor.

Hari H

Pagi-pagi aku bangun dengan keyakinan teguh bahwa pasti bisa. Jreng..jreng akhirnya aku witness juga dan yang jadi witnessor-nya senior auditor yg super pinter, super luwes dan super keibuan hehee namanya ibu Rita.

Blaa…blaa..blaa akhirnya kelar juga witness-nya dan sebelum closing meeting aku diajak ngobrol heart-to-heart, face-to-face, eye-to-eye sama beliau dan beliau bilang overall aku udah bagus tapi tetep butuh 1x lagi huhuhuuuu aku syedihhh 😦

Ekspektasi dan kenyataan tidak sejalan…. padahal pengennya langsung approved dalam sekali coba. Sepanjang perjalanan pulang jkt-depok aku ngrenung dan dapatlah pencerahan dan kesadaran diri bahwasanya aku tuh masih buanyak kurangnya masih banyak yg kelewat pas audit dan adalah wajar aku ngga langsung diapproved saat itu juga.

Besoknya

Aku ngga inget ini tepat besoknya atau beberapa hari kemudian, yang pasti aku diajak ngobrol secara mendalam sama ibu Rita tentang hasil witness kemaren. Dijelasin lah (dan dipaparkan pake tabel) plus dan minusnya aku. Boo minusnya buanyak pisan dan plusya cuman 2 hehehe.

Intinya pas witness audit kemaren ada beberapa hal penting yang ga ke cover trus time management juga ga bagus (karena MR ga keaudit waktu itu) tapi plusnya adalah aku punya kecepatan mengetik yang cukup mumpuni πŸ˜€ dan hubungan yg baik dengan auditee (mungkin maksudnya ini karena pas ngaudit kemaren aku nanyanya ga songong dan diselingi tawa dan sikap hormat) kali loh ya πŸ™‚

Hari ini

Siang ini, pas aku lagi mosting ini, aku lagi nyusun paperku yang ketiga (temanya tentang manufacturing plastic) agak mentok bikin papernya karena agak ga kebayang sekalipun udah browsing sana sini. Banyak yang pengen ditulis tapi bingung nyatuinnya di satu tulisan.

Oiya bulan depan aku dijadwalin lagi utk witnessku yg kedua, kali ini di perusahaan asuransi di daerah Karawaci. Persiapan sedikit demi sedikit udah mulai dicicil, baca report tahun sebelumnya dan belajar klausul ISO lagi. Doain ya para pembaca sekalian semoga yg kali ini nilainya dianggap cukup buat diapproved supaya masa probation bisa cepet kelar πŸ™‚

Sukses itu hasil kerja sama yang baik antara persiapan dan kehendak Tuhan, we do our part and let God do the rest -anomim-

 

 

 

Jalan panjang menjadi auditor

Duh judulnya kayak berat banget ya hahaa tapi kurang lebih begitulah yang lagi aku hadapin hari – hari ini. Fyi, aku udah pernah cerita kan kalo aku baru aja pindah kerja ke badan sertifikasi ISO. Nah posisi ku sekarang ini lagi dalam masa percobaan sebagai auditor jadi selama 3 bulan ini kerjaanku itu ya ikutan observe audit sama bikin technical paper.

Jadi gini nih di tempat kerja ku yg baru utk jadi auditor harus melewati beberapa tahap yaitu :

  1. Lulus ujian RLA (Sertifikasi lead auditor)
  2. Ikut observe dan bikin report
  3. Nyusun technical paper dan harus di approve sama HO
  4. Witness audit

Keliatannya oh cuman gitu doang ya… tapi percaya deh it is not that easy guys.

Ujian RLA

Tahapan pertama ini udah aku lewati di bulan bulan awal bergabung, seminggu ikut pelatihan dan ujian dan puji Tuhan lulus. Masalahnya adalah materi pelatihan udah melayang-layang diluar kepala alias udah lupa πŸ˜€ tapi aku certified ko suwer dehh.

Observe

Nah sampai hari ini aku masih bergulat sama yang namanya observe dan bikin reportnya. Buat yg belon tau observe adalah satu kesempatan yang diberikan perusahaan untuk belajar melakukan audit. Jadi pas audit kerjaanku ya ngliatin auditor, bantu-bantu nyatet, trus liatin lagi trus nyatet lagi gitu aja terus :))

Tapi abisan observe aku harus bikin reportnya. Nah ini nih yang agak rempong hahaha perkara nyatuin catatan audit, hasil pengamatan sama mood yaoloh susah pisan nyatuinnya.

Dan tebak hari ini pun aku masih nyusun report utk observe minggu lalu ….. kelamaan ya … yah gimana dong 😦

Technical paper

Ini PR berat seorang calon auditor apalagi yang kayak aku yg terbatas cakupan pendidikan dan lapangan pekerjaannya. Jadi tuh kita ga bisa seenak jidat kita pilih tema paper karena paper harus sesuai dengan background pendidikan dan pekerjaan sebelumnya trus dicocokin sama jadwal klien yg sesuai trus disubmit ke HO di England sana trus nunggu approvalΒ  (gundah gulana mode on).

Puji Tuhan paper kedua ku udah diapprove dan tinggal witness nya.

Witness audit

Apa tinggal?? Witness adalah langkah terberat dan sekaligus ujian terakhir utk memutuskan layak atau tidaknya kita menjadi seorang auditor (berat ya ) . Kalau Tuhan mengizinkan bulan depan aku witness di salah satu perusahaan asuransi. Pas witness ini aku bakal ngaudit sembari diawasi, dievaluasi dan dinilai sama auditor pembimbing. Nah kalo udah kelar semua tinggal nunggu keputusan dari yang terhormat bapak direktur dan Tuhan yan maha kuasa. Kalo diapprove ya Puji Tuhan kalo ngga yaaa jangan dong Tuhan 😦

Ok sekian aku mo lanjutin bikin report tercinta, mohon doanya ya, semangat!!

 

 

Paper oh paper

Kantor baru, gaji baru dan yang pasti tanggung jawab baru. Yapp sebagai salah satu syarat lulus jadi auditor adalah bikin technical paper -yang mana saat ini lagi aku susun.

Sebenernya aku udah kelar nyusun satu paper cuman kategori resiko nya terlalu rendah jadi terpaksa ditarik dan bikin baru lagi.

Dengan segala pertimbangan dan setelah konsultasi ke auditor pembibing dan bagian compliance plus nasihat dari salah satu senior dikantor jadilah paper keduaku temanya perusahaan asuransi.

Duhh awanya mo bikin tentang pabrik obat tapi kata mbak Mega (compliance) level resiko 1 itu ketinggian buat auditor baru macam ai ini dan jadilah bikin paper yang sesuai background pendidikan yaitu tentang asuransi.

Masalah datang setelah menetapkan tema paper, aku ga paham sama sekali tentang asuransi, produknya apalagi prosesnya…. oh my pengen njerit deh… pusing banget nih pala.

Kalo ditotal udah lebih dari seminggu nyusun paper tapi halamannya belon nambah nambah masih disekitaran 6 ke 7 mentok.

Whuaaahh help me!!!!!!

Dan semalem akhirnya membulatkan tekad yang sebenernya dari dulu udah bulat cuman ga jadi-jadi yaitu paper harus kelar maksimal lusa!! catet LUSA!!!

Aduh bisa ga yaaa -_-